Votre espace d'accueil ... Le reflet de votre entreprise ?

L’espace d’accueil est la première et la dernière chose que les visiteurs de votre entreprise voient…

Cet espace permet à chaque visiteur d’attendre son interlocuteur agréablement et donne un message fort sur l’identité de votre entreprise.

Vous l’aurez compris, cet espace marque les esprits. Il est donc capital qu’il soit le reflet parfait de l’image que vous souhaitez donner de votre entreprise. Un espace d’accueil banal, peu chaleureux peut nuire à l’image que vos clients, vos partenaires mais aussi votre personnel et toutes les autres relations pourront se faire de votre entreprise (je pense notamment aux talents éventuels que vous souhaiteriez recruter !).

Peu importe votre secteur et la taille de votre entreprise, il est essentiel de bien aménager cet espace.

« Vous n'aurez jamais une seconde chance de faire une première bonne impression ».

N’oubliez pas que c’est dans cet espace que le visiteur se prépare à la rencontre avec votre entreprise.

C’est à cet endroit qu’il va se poser quelques instants et se préparer à vous rencontrer. Plus les conditions d’accueil sont pensées pour mettre le visiteur à l’aise, plus il sera dans de bonnes conditions pour vous rencontrer et meilleur l’image qu’il gardera de l’entreprise sera.

Pour réaliser un espace optimal répondant aux besoins (de votre personnel et de vos visiteurs), et avant d’entreprendre l’aménagement ou le réaménagement de cet espace posez-vous les bonnes questions :

• Quelle est l’image que je souhaite donner à mon entreprise ? (Une valeur sûre ? Tendance ? une entreprise conviviale ? Dynamique ? Chaleureuse ? Conquérante ? …)
• Quelle est la superficie dont je dispose pour implanter mon espace d’accueil ?
• Ai-je suffisamment de place pour placer une banque d’accueil et un espace d’attente où les visiteurs pourront s’asseoir ?
• Est-ce que plusieurs collaborateurs vont travailler dans cet espace ? Quelles activités ces collaborateurs vont-ils devoir réaliser ? De quels aménagements spécifiques ont-ils besoin ?
• Est-ce que j’ai intégré les « new ways of working » ?
• …

Lorsque vous avez répondu à ces questions pensez aux aspects pratiques :

Prévoyez une banque d’accueil (en adéquation avec l’image que vous souhaitez donner de votre entreprise) – Derrière cette banque d’accueil, prévoyez suffisamment d’espace pour permettre au(x) collaborateur(s) de reculer sa (leur) chaise et se déplacer. Le personnel qui est en charge de l’accueil est amené à bouger assez souvent… Pensez également à la qualité de cette banque d’accueil car ce mobilier est sollicité à longueur de journée et parfois soumis à rude épreuve ! Optez pour du mobilier de qualité et résistant à un usage intensif et n'oubliez pas les espaces de rangement.

Imaginez l’espace « détente » pour vos visiteurs : pensez au nombre de places que vous souhaitez implanter, aux affichages que vous souhaitez y trouver, aux présentoirs reprenant vos brochures, catalogues, …), aux commodités que vous offrez à vos visiteurs, à la luminosité, aux matériaux utilisés.

Vos visiteurs, sont en général des personnes en situation de travail qui font face à certaines contraintes qu’imposent les déplacements… Alors, mettre une fontaine à eau à disposition, une machine à café, offrir une connexion internet accessible aux « guests », prévoir la possibilité de s’isoler pour passer un coup de fil ou pouvoir se réunir de façon informelle … sont toutes des choses qui seront hautement appréciées !

Il n’existe pas « d’espace d’accueil » type. Votre espace d’accueil doit être adapté aux besoins de votre entreprise, à son organisation et à l’image que vous souhaitez laisser à vos divers interlocuteurs.

Si vous avez besoin d’un conseil pour l’aménagement, nous vous invitons à prendre contact avec nous. Nos spécialistes seront ravis de vous aider dans votre projet.